Elaborar la planilla de los colaboradores es una de las principales tareas que debe realizar el área de gestión de personal dentro de los departamentos de planillas y recursos humanos. Por ello, es muy importante realizar la planilla con orden y poniendo atención en cada detalle, pues, como sabrá, hay varios aspectos que debes considerar para no cometer errores.
No obstante, cuando son procesos manuales o bien sin las herramientas óptimas hay cinco errores que son muy comunes y que hacen que gestionar la planilla sea un proceso complicado.
1. Múltiples canales de comunicación con el colaborador
Las empresas debido a que no tienen estandarizados los procesos basan la comunicación en múltiples canales formales o informales que no permiten una adecuada gestión. Una buena comunicación empresarial contribuye a la disminución de riesgos. Además, refuerza la credibilidad y la reputación de la organización y crea una cultura corporativa eficaz.
2. Errores en cálculos
Otro error común son cálculos erróneos. Si la empresa no cuenta con las herramientas adecuadas, el cálculo de la planilla puede tomarte mucho tiempo o bien contener múltiples errores. Ello puede perjudicar la programación en la fecha de pago, lo que puede traer consecuencias negativas para la organización o bien procesos con nula trazabilidad.
3. Comprobantes manuales
Cuando manejas la planilla de forma manual o con una plataforma poco eficiente, es más difícil tener un control eficaz de las vacaciones, permisos, asistencia o inasistencias de cada miembro de tu organización. Recuerde que un mal registro puede afectar el cálculo de la remuneración a fin de mes. Por ejemplo, ¿qué sucedería si por un error registraste una licencia remunerada como inasistencia? El colaborador perdería ese día de sueldo, lo que podría ser un reclamo o bien insatisfacción por parte del colaborador.
4. Legislación desactualizada
Otro error común es que se desconozca o no se tenga actualizada la legislación ya sea la laboral o de la seguridad social. Errores en los montos a debitar por concepto de pagos de renta o bien desfase en montos por pensión alimenticia, entre muchos otros errores comunes que se dan al no contar con un sistema eficiente que conozca y se adapte a la legislación de cada país.
5. Información desprotegida y no trazable
La protección de datos es clave y saber gestionarlos. Por ejemplo, el Global Data Protection Index, un monitoreo que Dell EMC realiza sobre el tema de protección de la información en todo el mundo encontró que en el 2022 las organizaciones administraron 9,7 PB (Peta Bytes) de datos. Es decir, mucha información, y representa un crecimiento del 596 % en comparación con los 1,45 PB reportados en 2016. Se trata de un crecimiento explosivo de los datos.
No obstante, el problema no es ni el almacenamiento ni la gestión, sino la protección de esa información. “Lo más alarmante es la cantidad cada vez mayor de pérdidas irreversibles de datos. Más de tres cuartos (76 %) de los encuestados en todo el mundo experimentó algún tipo de disrupción en un período de 12 meses, y el 27 % no pudo recuperar datos con su solución de protección de datos actual”, dice el informe.
Queda claro que estos cinco errores son los más comunes y que ninguna empresa o entidad está exenta, no obstante, una solución es contar con un software que le permita una gestión eficiente, en la nuble, trazable y que cuenta con los más altos estándares de seguridad.