La implantación de la factura electrónica en Costa Rica fue iniciada en 2017 por Dirección General de Tributación a través de un programa gradual de incorporación por sectores y actividades de los contribuyentes que concluyó en el 2018.
Desde entonces la factura electrónica es obligatoria para todos los contribuyentes tanto en emisión como en la recepción. La facturación electrónica se realiza a través del Ministerio de Hacienda que recibe, valida y emite un comprobante de la factura para receptor final. Las facturas electrónicas reciben el nombre de comprobantes electrónicos.
Todos los comprobantes electrónicos y documentos asociados deben contar con el mensaje de aceptación por parte del Ministerio de Hacienda, de lo contrario no podrán ser utilizados como medio de respaldo de los créditos fiscales ni como gastos deducibles.
¿Cómo funciona el flujo de la factura electrónica?
- El contribuyente envía un XML a Hacienda de una factura para validación y recepción.
- Hacienda recibe la factura y tiene hasta 3 horas para realizar validación y enviar un acuse de recibo de aceptación o rechazo. Este mensaje acompañará el envío de la factura al receptor.
- El receptor deberá aceptar o rechazar la factura con un nuevo mensaje.
Mensajes que viajan con los comprobantes electrónicos
En el flujo de factura electrónica de Costa Rica existen dos mensajes clave que viajarán junto con los comprobantes electrónicos.
- Mensaje Hacienda: Mensaje que el Ministerio de Hacienda da como respuesta al emisor electrónico de la factura indicando la Aprobación o Rechazo de ésta. Las validaciones por parte de Ministerio de Hacienda serán a nivel estructura además de validaciones semánticas (montos, direcciones, etc).
- Mensaje Receptor: Mensaje que envía el receptor de la Factura Electrónica a Ministerio de Hacienda aceptando; aceptando parcialmente; o rechazando el documento.
La confirmación o rechazo por parte de los receptores, “deberá ser enviada a la Dirección General de Tributación para su respectiva validación, en los primeros 8 días hábiles del mes siguiente al que se realizó la transacción u operación respectivas; en caso de ser rechazado se debe de realizar un nuevo mensaje de confirmación.
Todos los comprobantes electrónicos y documentos asociados deben de contar con el mensaje de aceptación por parte del Ministerio de Hacienda, de lo contrario no podrán ser utilizados como medio de respaldo de los créditos fiscales ni como gastos deducibles.
La adopción de la factura electrónica y la progresiva implantación por medios electrónicos de otras obligaciones tributarias en Costa Rica responden a la necesidad de atajar el fraude fiscal, mejorar los procesos de control sobre los impuestos y la recaudación, simplificar los trámites y automatizar procesos de supervisión.