¿Ha experimentado la entidad en la que labora dificultades para recibir incidencias?
Quizá la dificultad principal es que aún no se identifican las incidencias. Este es un suceso que ocurre rápidamente en una empresa y que genera consecuencias. Influye directa o indirectamente en la buena marcha de las actividades, ya sea por la incorrecta ejecución de un proceso, por la falta de recursos necesarios o por otra causa.
Teniendo en cuenta que la satisfacción de los clientes y colaboradores es un objetivo prioritario para cualquier organización, una buena gestión de incidencias es de vital importancia. Su cometido es solucionar cualquier problema que suceda de forma rápida y eficaz.
Detrás de una incidencia puede haber desmotivación, falta de recursos o demasiado tiempo de espera de respuestas. Es algo tan imprevisible que conviene conocer las incidencias a las que se enfrenta nuestra empresa o sector y estar preparados para gestionarlas con eficacia.
Uno de los primeros pasos a realizar en el momento de dar de alta una incidencia es clasificarla:
Incidencias externas
Las incidencias externas en una empresa son aquellas situaciones o eventos que ocurren fuera del control de la organización y que pueden afectar su desempeño, operaciones o resultados. No están relacionadas directamente con el funcionamiento del sistema, sino que afectan el entorno en el que se encuentra. Por ejemplo, una incidencia externa podría ser un corte de energía eléctrica o fallos de conexión de internet.
Incidencias internas
Son problemas que surgen dentro de una organización y que afectan el funcionamiento habitual de la misma. Estos problemas pueden ser causados por una variedad de factores, como el mal funcionamiento de los equipos, el incumplimiento de las políticas internas, el comportamiento inadecuado de los colaboradores o cualquier otro factor que pueda afectar negativamente el funcionamiento de la organización.
¿Porqué es importante identificar las incidencias?
La identificación temprana de incidencias es fundamental para el éxito de cualquier empresa, ya que permite detectar problemas potenciales antes de que se conviertan en problemas mayores que afecten el desempeño de la organización. Además, la identificación de incidencias es esencial para la mejora continua, ya que permite a la empresa aprender de sus errores y tomar medidas preventivas para evitar su repetición en el futuro. Para lograr esto, es importante contar con un software adecuado que permita una autogestión eficiente de las incidencias, lo que puede ahorrar tiempo, recursos y mejorar la eficiencia en la empresa.
Beneficios de contar con Heinsohn Planilla
Contar con Heinsohn Planilla le permitirá que los colaboradores comprendan lo que se considera una incidencia y lo que no, que sepan cómo y a quién reportarla, cómo y cuándo resolverla, así como una notificación con la resolución.
Asimismo, se crea un canal formal de comunicación que lleva los datos precisos de los incidentes producidos. También se establece un proceso claro y sencillo para reportar incidencias. De esta manera, se podrá disponer del soporte para la gestión de incidencias en las diferentes capas establecidas para la organización.
Reducirá el problema de recibir incidencias y le permitirá dar seguimiento de toda la gestión llevada a cabo a través de un sistema trazable que le da como opción conocer todos los detalles del proceso de gestión.