Política de Gestión de la Prevención del Fraude Corrupción y Soborno

1. Objetivos

• El objetivo principal de esta política es establecer los lineamientos y parámetros generales que deben ser seguidos por todos los empleados, administradores, accionistas, directores, proveedores y partes interesadas al grupo empresarial Heinsohn Business Technology SA (en adelante Heinsohn), con el fin de minimizar la materialización de situaciones asociadas al Fraude.
• Promover una cultura ética y de integridad en el ámbito organizacional, encaminada a prevenir eventos de fraude o corrupción
• Velar porque no se permitan en la organización conductas que atenten contra la integridad empresarial y el código de ética organizacional.

2. Alcance

Aplica a todos los colaboradores que ingresen a la compañía a partir de la publicación y divulgación de la presente política, colaboradores actuales, administradores, accionistas, directores, proveedores, clientes y demás partes interesadas al grupo empresarial Heinsohn.

3. Duración

Permanente.

4. Descripción

La cultura y la posición de nuestra compañía se fundamenta en cero tolerancias frente al Fraude, Corrupción y/o soborno. Por lo anterior, Heinsohn busca permanentemente implementar las mejores prácticas contra estas actividades. Por tanto, es imperativo anteponer la observancia de los principios éticos de transparencia, equidad, igualdad e imparcialidad al logro de las metas corporativas, considerando primordial generar una cultura orientada a aplicar y hacer cumplir esta política.

En aras de cumplir la política, Heinsohn:

• Se abstiene de participar en cualquier forma de Fraude, Soborno, o práctica de Corrupción, directa o indirectamente.
• Promueve y establece dentro de toda la organización, una cultura institucional antifraude, antisoborno y anticorrupción.
• No tolera que sus Empleados, Administradores, Accionistas, Directores, Proveedores y Terceros Asociados, obtengan resultados económicos, comerciales o de cualquier otra índole a nivel directo o indirecto, a cambio de violar la ley o actuar de manera deshonesta.
• Cuenta con el código de ética el cual regula la conducta de los empleados con el fin de prevenir la promoción de cualquier forma de Fraude. Los lineamientos y reglas del código de ética se entienden incorporados a la presente política.
• Genera un entorno de transparencia, manteniendo los canales adecuados para favorecer la comunicación de dichos asuntos al interior de la organización y coordinando el conjunto de acciones necesarias para prevenir, detectar y dar respuesta a posibles situaciones de Fraude y Corrupción.
• Toma las medidas necesarias a nivel disciplinario para combatir el Fraude, el soborno y la Corrupción, de cualquier forma, o tipología de la que se trate.
• Prohíbe el soborno en cualquier modalidad: Un soborno se define como el acto de dar, ofrecer, prometer, solicitar o recibir algo de valor como contraprestación por un beneficio indebido o una ventaja inapropiada o como contraprestación para el desempeño de cualquier función pública o privada, independientemente de que dicha oferta, promesa o solicitud sea para sí mismo o un tercero, bajo el nombre propio de esa persona o en representación de un tercero. El grupo empresarial Heinsohn prohíbe estrictamente el soborno en cualquiera de sus formas, incluyendo de forma directa e indirecta o a través o en relación de cualquier tercero; en consecuencia, queda totalmente prohibido ofrecer, pagar, prometer en pago, autorizar el pago, solicitar, recibir o autorizar el recibo de dineros o cualquier cosa de valor, sea directa o indirectamente, con el propósito de obtener, retener o direccionar negocios hacia cualquier persona o para cualquier otro tipo de ventaja impropia.

5. Acciones que pueden constituir un fraude.

El siguiente listado no es limitante a las acciones que pueden constituir fraude o a cualquier acto deshonesto o ilegal que vaya en contravía de la presente política, algunas de estas acciones se contemplan en la normatividad penal del país y se aplicarán las disposiciones legales y judiciales de cada jurisdicción:

Malversación de activos:

• Tomar dinero o activos de la compañía de forma indebida o sin autorización.
• Desviar dineros de una cuenta de la organización para el beneficio personal o de un tercero.
• Utilizar inadecuadamente los fondos de caja menor.
• Obtener un beneficio, ayuda o contribución mediante engaño o callando total o parcialmente la verdad.
• Falsificar o alterar algún tipo de documento o registro, con el fin de obtener un beneficio personal o para un tercero.
• Comprar, con recursos de la compañía, bienes o servicios para el uso personal o de un tercero.
• Sustraer o utilizar abusivamente los activos de la compañía para beneficio personal o de un tercero, como bienes, equipos, muebles, inventarios, inversiones, entre otros.
• Realizar pagos dobles, no autorizados o incurrir en gastos que no estén soportados con documentos formales.
• Manipulación indebida de excedentes de tesorería para el beneficio propio o de un tercero.
• Manejo o uso inadecuado de los activos de información de la organización para el beneficio personal o de un tercero.

Lavado de dinero:

• Legitimar ingresos provenientes de acciones ilegales a través de transacciones ficticias.
• Favorecer a un tercero en su intención de legitimar ingresos provenientes de acciones ilegales
• Adquirir, aceptar o administrar dentro de la organización bienes o dinero sabiendo, que los mismos son producto, proceden o se originan de la comisión de un delito.
• Transacciones inusuales de acuerdo con lo establecido en el Sistema Integral para la Prevención de Lavados de Activos y Financiación del Terrorismo LA/FT.

Infracción a la propiedad Intelectual:

• Obtener, por el medio que fuere, secretos industriales de las empresas sin la autorización de ella o su usuario autorizado.
• Vender, ofrecer, divulgar o utilizar impropiamente información del grupo empresarial Heinsohn, incluyendo información propia, confidencial u otra propiedad intelectual.
• Copiar, reproducir o distribuir sin autorización desarrollos de software.
• Destruir, borrar, inutilizar o utilizar inadecuadamente los registros digitales de la organización.

6. Uso Interno

• Prioriza las actividades de prevención de Fraude, Soborno y Corrupción, sin disminuir los esfuerzos encaminados a la detección y corrección de situaciones relacionados con los mismos flagelos.
• Evalúa los indicios de presuntos actos de Fraude, Soborno o Corrupción, bajo los principios de confidencialidad, integridad, transparencia, objetividad, independencia y autonomía de los responsables de las evaluaciones.
• Gestiona de forma oportuna todas las denuncias de actos relacionados con Fraude, Soborno o Corrupción, independientemente de su cuantía o del personal involucrado, garantizando confidencialidad, objetividad, respeto y transparencia. Ningún funcionario sufrirá consecuencias negativas por prevenir, rechazar o denunciar un acto de esta naturaleza.
• No mantiene vínculos con Empleados, Administradores, Directores, Proveedores o Terceros Asociados que hayan sido condenadas por actividades delictivas relacionadas con Fraude, Soborno o Corrupción.
• Cuenta con el canal de comunicación de Transparencia, a través de la cual se reciben las denuncias del incumplimiento de lo dispuesto en Código de ética, incluyendo los actos incorrectos relacionados con Fraude, Soborno y Corrupción.

7. Procesos para evitar fraude

Heinsohn contempla dentro de sus procesos y áreas de negocio, las siguientes actividades para evitar el fraude:

• Selección y reclutamiento de personal: Con el fin de contratar personal idóneo y de confianza que cumpla con el código de ética, dentro del proceso de selección y reclutamiento de personal, Heinsohn cuenta con un proceso de verificación (Estudio de Seguridad) antes de realizar la contratación de personal.
• Selección y conocimiento del Cliente: Heinsohn realiza una validación previa a los prospectos antes de establecer un vínculo comercial. Para lo cual, el área de mercadeo realiza una validación SARLAFT. En caso de presentar un resultado que incumpla o no se alinee con la política de gestión del Fraude de la compañía, se prohíbe iniciar relaciones comerciales con dicho tercero.
• Firma de Compromisos y Políticas: Al momento de iniciar cualquier relación laboral con terceros, Heinsohn suscribirá un acta de aceptación de nuestras políticas de gestión del fraude.
• Actividades de Control: El área financiera de Heinsohn realizará semestralmente auditoria a las cuentas bancarias de Heinsohn para poder identificar cualquier indicio de fraude. Por otra parte, se realizará por parte de la revisoría fiscal, tres auditorias al año, donde se realiza una revisión minuciosa de la información financiera de la compañía.
• Control de Acceso de Usuarios de TI: Existen procedimientos formales para controlar el correcto acceso a los sistemas de tecnología. Los procedimientos de acceso deberán abarcar todas las etapas del ciclo de vida de los usuarios, desde el registro inicial de nuevos usuarios, hasta el retiro de estos.
• Pagos de facilitación: se prohíben los pagos de facilitaciones, entendidas como los pagos efectuados para asegurar o agilizar el cumplimiento de las obligaciones de Heinsohn con terceros.
• Regalos y entretenimiento: Los empleados deberán abstenerse de recibir u ofrecer regalos o entretenimiento que superen el 10% SMMLV (Salario Mínimo Mensual Legal Vigente) y que estén en contravía de la presente política. Se podrán recibir u ofrecer obsequios empresariales1 que no superen el monto establecido anteriormente.
• Publicación de la presente política: Heinsohn tiene publicada la presente política en la página web www.heinsohn.com.co/politica-de-gestion/ con el objetivo que cualquier tercero tenga conocimiento de la presente política.
• Dentro del proceso de inducción y re-inducción de los colaboradores se Heinsohn se presenta la socialización y capacitación a los colaboradores en políticas de antifraude y anticorrupción con el objetivo de sensibilizar a los colaboradores nuevos y antiguos de la importancia de conocer y cumplir la presente política.
• Comité prevención fraude, corrupción y/o soborno: El grupo empresarial cuenta con el comité de gestión del fraude conformado por el gerente financiero, gerente de gestión humana y analista jurídico, el cual deberá revisar los casos de posible fraude presentados en la compañía. Adicional deberán realizar un informe trimestral (cuando aplique) a la alta dirección sobre los casos reportados en los medios establecidos en la presente política. Por último, deberán establecer acciones de prevención del fraude/corrupción y/o soborno.
• La presente política será incluida en los contratos con cualquier tercero con el fin de dar a conocer a los terceros (clientes, proveedores, contratistas, empleados y/o otros) la posición de Heinsohn frente a la gestión proactiva contra el fraude, corrupción y/o soborno.
  Por lo menos una vez al año se enviará a los proveedores de la compañía la presente política con el fin de reiterar la posición de Heinsohn frente al fraude, corrupción y/soborno.

[1] Se entiende como obsequios empresariales cualquier elemento dado o recibido como consecuencia de una relación comercial y por el que no se paga un valor en el mercado. Ejemplo agendas, esferos, mugs, etc.

8. Procesos para reportar fraude

Heinsohn dispondrá de los siguientes medios de transparencia para la denuncia de situaciones irregulares contemplados en esta política:

1. Correo electrónico para que los empleados o cualquier tercero pueda reportar un posible fraude, robo, corrupción o soborno o cualquier irregularidad:reportefraude@heinsohn.com.co
   Dentro del correo electrónico se deberá incluir los terceros relacionados con el fraude y los hechos que sustentan el mismo. Heinsohn mediante esta política garantizará la confidencialidad del reporte realizado.
2. Mesa de servicio: Para empleados de Heinsohn también se dispone de la mesa de servicio interna en la cual se podrá registrar incidente, fraude, robo, indicios de corrupción o soborno o cualquier irregularidad, dentro de la opción ““Reporte Fraude”.

Con el fin de mantener la confidencialidad y evitar poner en peligro las investigaciones, los empleados no deberán hacer comentario alguno al respecto con otros empleados o con cualquier otra persona, para evitar fugas de información.

Heinsohn procederá a realizar las respectivas investigaciones del fraude, robo o cualquier irregularidad con las áreas relacionadas con el mismo. Si dentro de las investigaciones se identifica que efectivamente se materializa dicho fraude, robo o irregularidad, se deberá proceder obligatoriamente a evaluar las sanciones.

Después de que la investigación se ha completado, es necesario determinar qué acción se tomará debido a los hallazgos. En algunos casos puede ser necesario tomar ciertas acciones antes de que la investigación esté terminada (por ejemplo, preservar las pruebas, mantener la confianza en los testigos o mitigar las pérdidas). Esto podría requerir la suspensión o cambio físico de los individuos o acciones legales para asegurar los activos.

9. Sanciones

Después de realizar la respectiva investigación, cuando aplique, resultará la imposición de las sanciones disciplinarias que apliquen de acuerdo con el código sustantivo del trabajo y legales. Cualquier acción que se aplique a todos los niveles de los empleados, incluidos los altos directivos, debe ser adecuada a las circunstancias, y debe tomarse sólo después de consultar con los responsables de tales decisiones. La consulta con el área Legal y de gestión humana es necesaria antes de tomar una acción disciplinaria, civil o penal.

Toda investigación y sanción disciplinaria se deberá llevar a cabo sin hacer distinción de la posición del infractor, el cargo o la relación que guarde con nuestra compañía. En caso de que la situación involucre a un tercero, proveedor, cliente y/o contratista, la relación con dicho tercero se terminará inmediatamente, constituyendo justa causa para dar por terminado de manera unilateral e inmediata el vínculo contraído, sin lugar a indemnización alguna en favor de alguna de las partes y/o sus socios, administradores,  y/o filiales durante el desarrollo de cualquier relación contractual, y será incluido en la base de datos donde quede registrado la prohibición de volver a contratar y/o establecer una relación comercial con dicho tercero. Esta base de datos se almacenará en el repositorio de la Gerencia financiera.

Las áreas encargadas de revisar el caso deberán realizar un informe a la presidencia donde se presenten los hechos y se deberá realizar un plan de acción correctivo para analizar la situación presentada y generar las acciones para que no se repita dicha situación.

10. Aprobación: